سامي جاد الله

عند دخولك البوابة الرئيسية لوزارة التربية والتعليم العالي بغزة تجد حسن التنظيم ونظافة المكان ورونقته, كما تجد الاستقبال المميز من العاملين في الاستعلامات الذين يوفرون لك كال ما تريد من معلومات ويوجهونك إلى الجهة التي تريد المراجعة عندها في أي موضوع تريده داخل الوزارة.

استقبال الزوار والمراجعين  وأعمال النظافة هو جزء من عمل الإدارة العامة للأرشيف والخدمات التي تختص أيضاً بأرشفة وتوثيق جميع المكاتبات الواردة والصادرة والإشراف على حركة السيارات وصيانتها وأعمال الحراسات والأذنة في مقر الوزارة وجميع أماكنهم في المديريات والمدارس.

أ.شاهر مشتهى نائب مدير عام الأرشيف والخدمات المكلف بين أن الإدارة العامة تقوم على التعامل بحكمة مع الجمهور وقضاياه وتتكون من دائرة أرشيف التعليم العام ويتفرع منها: قسم الصادر, وقسم الوارد, وقسم الملفات والسجلات, حيث يعمل قسم الصادر على استلام جميع الكتب الصادرة من الدوائر والجهات الرسمية في الوزارة الخاصة بالتعليم العام, وتصنيفها وإدخالها على جهاز الحاسوب على برنامج الصادر وتصديرها.

أما قسم الوارد فمهمته استلام جميع الكتب الواردة من الوزارات والمؤسسات الأخرى ومديريات التعليم الخاصة بالتعليم العام ثم تحويلها إلى الجهات المختلفة في الوزارة.

حفظ الوثائق

ويشرف قسم الملفات والسجلات للتعليم العام على كافة المستندات والوثائق والملفات وأرشفتها حسب الأصول واستقبال كافة الكتب الواردة والصادرة, كما يعمل على حفظ الأوراق من الضياع والتلف وتزويد الإدارات المختلفة بأية وثيقة عند الضرورة.

كما تتكون الإدارة العامة من دائرة أرشيف التعليم العالي ويتفرع منها: قسم الصادر والوارد للتعليم العالي, وقسم الملفات والسجلات للتعليم العالي, وتقوم هذه الدائرة بكافة الأعمال الأرشيفية والخدماتية من حيث الوارد والصادر بين الوزارة وجميع الجامعات والكليات ومؤسسات التعليم العالي.

ويتحدث مشتهى عن دائرة الخدمات في الإدارة العامة  فيقول : دائرة الخدمات تتفرع إلى: قسم الحراسات ومهمته الإشراف على أعمال الحراسات وتنظيمها ومتابعتها في الوزارة والمديريات والمدارس, وهناك قسم الأذنة الذي يهتم بالإشراف على أعمال الأذنة وموظفي الاستعلامات ومتابعة عمل المراسلين والإشراف على دخول وخروج الزائرين والمراجعين.

وضمن هذه الدائرة فريق محطات التحلية الذي يشرف على جميع المحطات في مديريات التربية  والتعليم من صيانة ومتابعة عمل الفنيين في كل محطة, حيث تبلغ محطات التحلية 10 محطات في المديريات.

حوسبة الأرشيف
وهناك قسم الصيانة والحركة الذي يشرف على حركة سيارات الوزارة وتنظيمها ومتابعة صيانتها وتأمين وترخيص السيارات وتكليف السائقين بالأعمال الميدانية المطلوبة, وعمل عطاءات الصيانة ومتابعة استهلاك السيارات من المحروقات والاجراءت المالية الخاصة بذلك, إضافة إلى التعاون والتنسيق مع وزارتي المواصلات والمالية ومع شركات التأمين وشرطة المرور لما فيه خدمة لقطاع النقل بالوزارة.

وفيما يخص انجازات الإدارة خلال الفترة القليلة الماضية فأكد مشتهى أنه تم الانتهاء مؤخراً من تنفيذ خطة كاملة لنقل امتحانات الثانوية العامة من الوزارة والمديريات إلى مختلف اللجان ثم نقل الإجابات إلى مراكز التصحيح وذلك بمشاركة 42 سارة من سيارات الوزارة.

وأشار مشتهى إلى أن الطواقم العاملة لا تزال تعمل في مجال خدمة مراكز التصحيح حتى إعلان النتائج موضحاً انه كان هناك حرص على الالتزام بالمواعيد لنقل أوراق الامتحانات إضافة إلى وجود سيارات احتياط للتأمين عند وجود أي خلل أثناء السير وذلك  ضمن جهود الإدارة العامة لإنجاح الامتحانات .

وفيما يتعلق بالصيانة أكد مشتهى أنه تم إجراء صيانة للسيارات الموجودة في الوزارة وجاري العمل على بيع مجموعة من السيارات القديمة تمهيداً لشراء سيارات جديدة وحديثة  للحد من عمليات الصيانة.

وأوضح مشتهى أن الطواقم العاملة كان لها دور في المساعدة في تجهيز مجمع اللغة العربية من نقل للأثاث وتركيب خطوط للهاتف وغير ذلك , كما قامت الفرق الفنية بإجراء صيانة ل10 محطات تحلية مياه في مديريات التعليم وذلك بالتنسيق مع الإدارة العامة للأبنية كما تتم دراسة نقل محطة مدرسة أسماء بنت أبي بكر في غزة إلى مدرسة عمواس شمال غزة تمهيداً للعام الدراسي الجديد.

وأشار نائب مدير عام الأرشيف والخدمات المكلف إلى أن إدارته شاركت في الاجتماعات الخاصة لوضع السياسات العليا للمقاصف المدرسية في المدارس كما تتابع باستمرار شؤون الأذنة وطواقم الحراسات خاصة في شهر رمضان المبارك

وفيما يتعلق بالمخاطبات والمكاتبات أكد مشتهى استمرار إدارته في استلام وتوزيع مئات المخاطبات والمكاتبات من والى الوزارة والمؤسسات الأخرى  مبيناً أن العمل مستمر في حوسبة الأرشيف والخدمات ونظام المخاطبات لتوفير الوقت والجهد والورق وسرعة وصول المكاتبات, وفي هذا الشأن دشنت دائرة أرشيف التعليم العالي مؤخراً بالتنسيق مع الإدارة العامة لتكنولوجيا المعلومات بإعداد ايميلات خاصة للجامعات والكليات الخاصة والحكومية عبر البريد الداخلي للوزارة من أجل استخدامها في الاتصال والتواصل.