تعتبر الرقابة الداخلية من أهم الوظائف الأساسية لضمان نجاح عمل أي وزارة وذلك لضمان تحقيق الأهداف بأقل التكاليف بكفاءة عالية وأقل وقت ممكن، وتعتبر هي المرآة التي تعكس الواقع الحقيقي للميدان على الصعيدين المالي والإداري والفني بهدف التأكد من سلامة الأداء وتحديد الانحرافات وتصويبها للوصول إلى الأداء الأفضل.
وانطلاقاً مما سبق فقد قامت وزارة التربية والتعليم العالي في عام 1996م باستحداث الإدارة العامة للتدقيق والرقابة الداخلية ومن ثم في عام 2002م تم دمج الإدارة مع الإدارة العامة لشئون الميدان التربوي حتى عام 2006، ولأهمية دور الرقابة الداخلية أصدر وزير التربية والتعليم العالي بتاريخ 18/11/2006م قراراً يتم فيه فصل الإدارة العامة للرقابة الداخلية عن الإدارة العامة لمتابعة الميدان التربوي وتكون تابعة للوزير مباشرةً.
وتعنى الإدارة العامة للرقابة الداخلية في وزارة التربية والتعليم العالي بالتدقيق المالي والإداري على جميع المؤسسات التعليمية التابعة للوزارة على مستوى (المديريات والمدارس) وكذلك على مستوى التعليم العالي (الجامعات والكليات الحكومية) بالإضافة إلى الإدارات العامة في الوزارة.
وتنقسم الإدارة العامة إلى دائرتين وهي:
- دائرة الرقابة المالية وتنقسم إلى (قسم الرقابة المالية في التعليم العام، قسم الرقابة المالية في التعليم العالي).
- دائرة الرقابة الإدارية وتنقسم إلى (قسم الرقابة الإدارية في التعليم العام، قسم الرقابة الإدارية في التعليم العالي).
الأهداف الرئيسية:
- التأكد من أن الأهداف المحددة بالخطط العامة لجميع مؤسسات الوزارة يتم تحقيقها بكفاءة عالية.
- التأكد من صحة وسلامة إجراءات العمل في جميع الوحدات الإدارية والمالية سواء في مقر الوزارة أو في المديريات والمدارس، أوفي مؤسسات التعليم العالي التابعة للوزارة، وفق الخطط والأهداف المرسومة وطبقاً للقوانين والأنظمة واللوائح والتعليمات التي تحكم إجراءات العمل في جميع الإدارات العامة بالوزارة ومؤسسات التعليم العالي التابعة للوزارة.
- الفحص والتأكد من حسن استخدام الموارد المادية والبشرية المختلفة داخل الوزارة والمديريات والمدارس ومؤسسات التعليم العالي التابعة لها، ومن مطابقة السجلات للواقع من خلال الجرد المفاجئ للموجودات.
- التأكد من توافر المواد والأدوات والتجهيزات اللازمة لإنجاز العمل ومن سلامة تخزينها واستخدامها وصيانتها وفق الإمكانيات المتاحة.
- التحقق من فاعلية وكفاءة الأداء المالي والإداري والفني في بعده الإداري.
- تحديد وتحليل الانحرافات في الأداء الوظيفي وتحديد أسبابها وتقديم التوصيات والحلول اللازمة لتصويب وتطوير إجراءات العمل والنهوض بمستوى الأداء ومحاسبة المسئولين عن هذه الانحرافات.
- متابعة ومعالجة المشكلات وتصويب الأخطاء المكتشفة أثناء العمل وكذلك الملاحظات الواردة في تقارير هيئة الرقابة العامة.
- العمل على التطوير المالي والإداري ( سجلات، تعليمات، أداء ) وذلك بتقديم التوصيات والاقتراحات لذوي العلاقة في الوزارة والمؤسسات التابعة لها.
- إبداء الرأي في أي موضوع ذو طبيعة مالية وإدارية بناءً على تكليف من الوزير أو الوكيل.
- القيام بأي مهام بناءً على تكليف من الوزير أو الوكيل.
مهام الإدارة العامة:
- التأكد من صحة وسلامة تطبيق التشريعات والسياسات والتعليمات المالية و الإدارية الصادرة عن الوزارة، وكذلك التحقق من سلامة تطبيق إجراءات الضبط الداخلي التي تحكم العمل.
- الفحص والتحقق من الصحة الحسابية للمعاملات المتعلقة بالإيرادات والنفقات ومن صحة المستندات والوثائق المؤيدة لذلك وسلامة توجيهها وتسجيلها وفق الأصول والمبادئ المحاسبية.
- التأكد من أن القوائم المالية قد تم تبويبها حسب الأصول، وأن البيانات الواردة بها صحيحة.
- الفحص والتحقق من مطابقة بيانات سجلات الموجودات على الواقع.
- التأكد من حسن استغلال الموارد البشرية والمادية وأن أوجه استخدامها قد تم وفق الأهداف والخطط المرسومة.
- تحديد الانحرافات والمخالفات المالية والإدارية وتقديم تقارير مفصلة عن أي تجاوز مالي أو مخالفة إدارية مع التنسيب الملائم بشأنه.
- دراسة هيكليات مؤسسات الوزارة ومدى مطابقتها للواقع.
- متابعة إجراءات تزويد المؤسسات التربوية بحاجتها من الموظفين، والتحقق من فاعلية وكفاءة الأداء الإداري للموظفين في مؤسسات وزارة التربية والتعليم.
- التأكد من التزام المؤسسة بتعليمات الدوام الرسمي وتعليمات العطل والإجازات.
- فحص نظم التخزين وآلية الصرف والاستلام والتسلم وطرق التسجيل في السجلات الرسمية حسب الأصول.
- العمل على التطوير المالي والإداري بتقديم التوصيات والمقترحات للمعنيين في الوزارة والمؤسسات التابعة لها.
- دراسة تقارير أقسام الرقابة في مديريات التربية والتعليم، وإبداء الملاحظات عليها وتقويمها ومخاطبة الجهات المعنية بما جاء فيها من ملاحظات.
- استقبال ودراسة تقارير هيئة الرقابة العامة والعمل على متابعة ومعالجة الملاحظات والمشكلات المالية وتصويب الأخطاء الواردة فيها.
- إبداء الرأي في أي موضوع ذو صبغة مالية أو إدارية بناء على طلب المسئولين في الوزارة.