هيكلية الإدارة

الإدارة العامة لتكنولوجيا المعلومات

أضحى مفهوم تكنولوجيا المعلومات احد الموارد الأساسية الواجب استثمارها من قبل الإدارات الحديثة لأتمتة أعمالها الإدارية والفنية وللارتقاء بمستوى أداء تشكيلاتها. إذ يعتبر معيار مستوى استخدام موارد تكنولوجيا المعلومات من المعايير الأساسية لقياس مدى التقدم الإداري لأي مؤسسة، كما إن الارتقاء بمستوى استخدام موارد تكنولوجيا المعلومات يعتبر من المهام الرئيسية التي لا تزال تحرص العديد من المؤسسات التعليمية والبحثية في دول العالم المتقدم على تحقيقها وديمومتها.
لذلك قامت وزارة التربية والتعليم العالي بإنشاء الإدارة العامة لتكنولوجيا المعلومات كإدارة مساندة، لتقوم بتقديم أعمال الإسناد الفني المرتبط بتكنولوجيا المعلومات لكافة التشكيلات الإدارية التابعة لوزارة التربية والتعليم العالي، وبناء بيئة تكنولوجية متكاملة ووزارة بدون أوراق من خلال أتمتة جميع العمليات الإدارية للارتقاء بجودة الأداء، ومساعدة أصحاب القرار في اتخاذ القرارات المناسبة حسب التغيرات البيئية المختلفة.

أهداف الإدارة

  1. توفير البنية التحتية التكنولوجية اللازمة لمواكبة التقدم والإشراف على أنظمة وخدمات الشبكة داخل وخارج الوزارة وربطها بالشبكة الحكومية وشبكة الإنترنت.
  2. أتمتة الأعمال الإدارية و الفنية الخاصة بوزارة التربية و التعليم العالي.
  3. تطوير الخدمات الإلكترونية لدعم الأعمال المتعلقة بالوزارة و المديريات و المدارس و المجتمع المحلي.
  4. توفير البيانات و التقارير والإحصائيات اللازمة للإدارة العليا في الوزارة لتيسير اتخاذ القرارات المناسبة و السليمة و المتابعة المباشرة للحالة التعليمية على مستوى أفرع الوزارة و المجتمع المحلي.
  5. رفع المستوى المعلوماتي لطلبة المجتمع الفلسطيني وزيادة الجودة و التميز التعليمي.
  6. توفير بيئة تعليم إلكترونية متكاملة تخدم أهداف وزارة التربية والتعليم العالي وتيسر فرص وصول الطلبة إلى مصادر المعلومات المقروءة والمطبوعة والمسموعة.

 

أولا: الخدمات الالكترونية:

الإدارة العامة لتكنولوجيا المعلومات تقدم العديد من الأنظمة المحوسبة المصممة بأحدث التقنيات البرمجية والتي تم تصمميها داخليا لخدمت كل من الطالب والموظف والمجتمع المحلي. جميع الأنظمة مبنية على قاعدة بيانات مركزية تتيح تبادل والاستفادة من المعلومات فيما بينها.

1- الإدارة المدرسية:

  • إدارة شؤون الطلبة: يعمل النظام على خدمة البيئة المدرسية وتسهيل العمليات الإدارية والتعليمة فيها، من خلال السماح بتسجيل الطلاب وإدارة ملفاتهم الصحية والاجتماعية، والعمل على ادخال علامات الطلاب واستخراج الشهادات المدرسية وكذلك متابعة التحصيل الدراسي. كما ويمنح المدرسة القدرة على توزيع الحصص والمباحث على المعلمين وإدارة جدول الحصص الدراسية.
  • أولياء الأمور: يتيح النظام لأولياء الأمور متابعة التحصيل الدراسي لأبنائهم المسجلين في المدارس، بحيث يمكن لولي الأمر الاطلاع على سجلات العلامات الخاصة بأبنائه ومتابعة نتائجهم في الاختبارات الشهرية والنصفية والنهائية فور صدورها. وأيضا متابعة سجلات الغياب الخاصة بهم وجداولهم المدرسية.
  • التشكيلات المدرسية المقترحة والفعلية: هو إدارة شاملة للعمليات المتعلقة بالتشكيلات المدرسية المقترحة بدءا من ادخال أعداد الشعب والطلاب المتوقعة للعام الدراسي الجديد وصولا لاستخراج التقارير المتعلقة بحساب العجز والفائض في المعلمين. كما ويتيح رؤية شاملة للبيئة المدرسية الحالية والعجوزات الواقعية اثناء العام الدراسي الحالي.

2- الشؤون الإدارية:

  • شئون الموظفين: هو نظام مصمم لإدارة الموارد البشرية بشكل كامل حيث يسمح بإضافة الموظفين وإدخال بياناتهم الشخصية وإدارة سجلاتهم الوظيفية ومؤهلاتهم العلمية ودرجاتهم الوظيفية.
  • نظام متابعة تدريب وتأهيل الموظفين: نظام يعمل على متابعة دورات التأهيل والتدريب للموظفين وتتم إدارته من قبل المعهد التربوي للتدريب والتأهيل.
  • حضور وانصراف الموظفين: يتيح النظام تسجيل ساعات حضور وانصراف الموظفين يدوياً أو إلكترونياً من خلال ربطها بأنظمة البصمة، كما ويتح للموظف تقديم طلبات إجازة إلكترونية وتسجيل عملهم الميداني بكل سهولة ويسر، ويدعم استخراج التقارير اللازمة من حصر الدوام وساعات التأخير والعمل الإضافي وترحيل هذه البيانات إلى ديوان الموظفين العام بشكل تلقائي.
  • إدارة عملية التوظيف: يقوم بإدارة عمليات التوظيف والمسابقات الداخلية من خلال حفظ ملف إلكتروني للمتقدمين وإدارة شاملة لمراحل التوظيف بدءً من الإعلان عن المسابقة وتحديد معايير القبول والنجاح ووصولاً لنشر النتائج النهائية وإصدار الدور العام.
  • برنامج التصحيح الإلكتروني: هو برنامج مكتبي يعمل على تصحيح أوراق الإجابات بشكل إلكتروني مستخدما الماسح الضوئي ومعالجة الصور، واستخراج الاحصاءات اللازمة لتحليل النتائج. كما نشير أنه يستخدم لتصحيح جميع الاختبارات التي تعقد في الوزارة مثل المزاولة، التوظيف وامتحان التطبيقي الشامل.

3-  التعليم العالي:

  • الامتحان التطبيقي الشامل: يقوم بإدارة شاملة لامتحان التطبيقي الشامل بدءً بإتاحة التسجيل للطلاب عبر بوابة إلكترونية خاصة، ومن ثم ادخال إعدادات الامتحان ورصد الدرجات، وصولاً لإصدار النتائج واستخراج الشهادات.
  • منظومة مؤسسات التعليم العالي: هو قاعدة بيانات مركزية تحتوي على كل ما يتعلق بمؤسسات التعليم العالي المعتمدة من قبل الوزارة وتشتمل البيانات على بيانات المباني والفرع والكليات والبرامج التعليمة المعتمدة، كما وتشمل على بيانات العاملين الإداريين والأكاديميين وبيانات الطلبة على مقاعد الدراسة والخريجين.

4- التعليم العام:

  • ترخيص المؤسسات التعليمية الخاصة: يتيح ويسهل عملية الترخيص السنوية الخاصة بمؤسسات التعليم الخاصة (رياض أطفال – مدارس خاصة – مراكز تعليمة) بشكل إلكتروني، حيث يقوم مالك المؤسسة بتقديم طلب ترخيص ويتم معالجة الطلب واصدار رخصة عمل. كما ويصدر تقارير بأعداد الشعب والطلاب والرياض المرخصة عبر المديريات المختلفة
  • الزيارات الإشرافية: يتيح النظام إدارة عملية متابعة المؤسسات التعليمية الخاصة، حيث يسمح النظام بإنشاء الاستبانات الخاصة بمتابعة عمل المؤسسات بشكل ديناميكي واستخراج التقارير اللازمة. كما ويقوم بأرشفة الزيارات الإشرافية لهذه المؤسسات وما يصدر عنها من توجيهات وإعطاء صورة شاملة عن بيئة المؤسسة التعليمية.
  • محو الأمية والتعليم الموازي: يسهل النظام عمل مراكز محو الامية والتعليم الموازي من حيث تسجيل الطلاب وحصر الغياب وادخال علامات الطلاب وطباعة مصدقات النجاح. كما ويقدم مجموعة شاملة من التقارير عن المراكز وأعداد الشعب والطلاب ونتائج الامتحانات.

5- الثانوية العامة:

  • إدارة الثانوية العامة: يعمل هذا النظام على إدارة العمليات الإدارية التابعة لامتحان الثانوية العامة بشكل كامل، حيث يستورد النظام بيانات الطلاب من نظام الإدارات المدرسية ومن ثم توزيع ارقام الجلوس على الطلاب وتوزيع الطلاب على اللجان. كما ويسمح بترشيح وتنسيب العاملين في الثانوية العامة وحوسبة الملف المالي بشكل كامل.
  • الاستعلام عن طلاب الثانوية العامة: يوفر النظام قاعد بيانات مركزية لطلبة الثانوية العامة من عام 1968 حتى هذه اللحظة. حيث يتيح هذا النظام للعاملين في الإدارة العامة للقياس والتقويم والامتحانات والمؤسسات الخارجية من الاستعلام عن بيانات المتقدمين للثانوية العامة ودرجاتهم التفصيلية واستخراج كشوف درجات موحدة.

6- اللوازم والمشتريات:

  • إدارة المخازن والعهد: نظام ينظم الحركات الإدارية في الإدارة العامة للوازم والكتب، ويتيح التحكم بشجرة الأصناف المركزية والمخازن على مستوى الوزارة مديرياتها. كما يتيح النظام تنفيذ كافة العمليات الإدارية المتعلقة بالأصناف والعهد من (إضافة – صرف – تبديل – ارجاع – استهلاك – اتلاف – نقل عهدة). كما ويمنح النظام الإدارات المختلفة القدرة على إنشاء طلبية الكترونية ويقوم بإدارة سجل العهد وحركات الأصناف بشكل متكامل.
  • المشتريات والعطاءات: يتيح النظام إدارة العطاءات واستدراج عروض الأسعار، وما يتعلق بها من عمليات استقبال العروض وفتح المظاريف وعمليات البت والترسية وصولا إلى إصدار أوامر الشراء ومن ثم ربطها بنظام اللوازم والمخازن وتحويلها إلى سندات إضافة إلى المخازن.

7- الكتب والمطبوعات:

يتيح النظام عمليات تسجيل وحصر أعداد الكتب المدرسية والمطبوعات الموجودة في المخازن أو في المدارس وما يتعلق بها من عمليات التوزيع والبيع والإعارة، واستخراج التقارير (المبيعات – سجل حركة الصنف) والإحصائيات حول الأرصدة والكميات المتوفرة أو التي تم توزيعها أو بيعها، والسندات (الادخال والاخراج)، والموازنات المالية بالإضافة إلى دفتر الإحصاء العام.

8- بوابة الإشراف:

هو نظام يعمل على إدارة عمل المشرفين الميداني وربطهم بالمعلمين ومتابعة زياراتهم الإشرافية، حيث يعمد كل مشرف على تقديم خطته الشهرية ويتم تنسيب المدارس على المشرفين لتقديم تقارير عن زياراتهم الإشرافية ونشاطاتهم اليومية (دورات – لقاءات – تحليل منهاج … الخ). يتم أرشفة الزيارات الإشرافية ورفعها لرؤساء اقسام الاشراف ومديري المدارس للعمل بالتوصيات ومتابعة مستوى المعلمين، كما ويرفع تقارير دورية عن نشاط المشرفين للجهات المختصة للمتابعة (الإدارة العامة للإشراف، والنواب الفنيين).

9- التقنيات التربوية

  • إدارة مختبرات المدارس العلمية: يتيح النظام إضافة التجارب العلمية المعتمدة من قبل الوزارة، والسماح للمعلمين بإنشاء الخطط الشهرية وتنفيذ التجارب وتسجيل الأصناف والمواد بشكل إلكتروني وما يترتب عليها من عملية خصم على أرصدة المدرسة عند تنفيذ التجارب. مما يتيح استخراج التقارير بالأرصدة والكميات ونسب تفعيل المختبرات في المدارس.
  • إدارة المكتبات المدرسية: يتيح النظام عملية تسجيل عناوين الكتب بشكل مركزي وموحد ـ ويتم تسجيل هذه العناوين حسب أعدادها وأماكن وجودها في المدارس، ويتيح النظام عمليات الإعارة للكتب من قبل الطلاب أو الجهات الخارجية، وعمليات البحث عن الكتب وأماكن تواجدها ومدى توفرها للاستعارة.

 

ثانياً: الشبكات والدعم الفني:

تسعى الدائرة للنهوض بالعملية التعليمية من خلال توفير البنية التحتية التكنولوجية لمواكبة التقدم والإشراف على أنظمة وخدمات الشبكة داخل الوزارة، كما تعمل كواجهة للإدارة العامة للتعامل مع مستخدمي الحاسوب في الوزارة والمديريات وتقديم الدعم الفني لهم ومساعدتهم للاستخدام الأفضل لتكنولوجيا المعلومات. الخدمات التي تقدمها الدائرة:

  1. هيكلة شبكة الوزارة وذلك من خلال بناء غرفة أجهزة مركزية (Data Center) للوزارة وتجهيزها بالأجهزة والمعدات اللازمة، وربطها بالشبكة الحكومية عبر خطي اتصال وهما خط ( Fiber Link – Microwave Link ) لضمان استمرار الخدمة.
  2. إنشاء آلية فعالة لإجراء عمليات النسخ الاحتياطي: من خلال توفير مساحة تخزينية خاصة لكل موظف على الخادم المركزي مع درجة عالية من الأمان. يتم إجراء عملية الـ(Backup) لجميع بيانات الوزارة المخزنة بالآلية المذكورة ويتم المحافظة عليها في مكان آمــن خارج الوزارة.
  3. استخدام تقنية (Virtualization) حيث تمكن هذه التقنية من الاستغلال الأمثل والإدارة الأفضل للموارد المتاحة.
  4. تركيب Mikrotik Server لربط الشبكات الداخلية مع الشبكة الخارجية مع درجة عالية من الأمان ومراقبة جميع خطوط الاتصال والتحول تلقائياً إلى الخطوط الاحتياطية عند تعطل الخطوط الرئيسة.
  5. إنشاء نظام للبريد الداخلي خاص بوزارة التربية والتعليم يخدم المراسلات بين الوزارة والمديريات والمدارس والاستغناء عن المراسلات التقليدية مما يزيد من سرعة العمل ويخفف كلفة التنقل.

 

ثالثاً: تطبيقات الهواتف الذكية:

  1. بوابة الطالب: تطبيق يتيح للطالب أو ولي الأمر متابعة التحصيل الدراسي للطلاب المسجلين في المدارس التابعة لوزارة التربية والتعليم العالي الفلسطينية. بحيث يمكن لولي الأمر الاطلاع على كشوف العلامات الخاصة بأبنائه ومتابعة (نتائج الاختبارات الشهرية والنصفية والنهائية فور صدورها – سجلات الغياب). يتيح هذا التطبيق للطالب أيضا الاطلاع على البيانات والنتائج الخاصة به.
  2. الخارطة المدرسية: يتيح للمستخدم البحث والاستعلام عن المدارس والمؤسسات التعليمية، وعرض موقعها الجغرافي على الخارطة، بالإضافة إلى معلومات تفصيلية واحصائية عن المؤسسة. ويتيح التطبيق للمستخدم معرفة المدارس والمؤسسات التعليمية القريبة منه حسب الموقع الجغرافي، وطريقة الوصول إليها.
  3. تطبيق الطوارئ (مدير المدرسة): تطبيق خاص بالمدارس الحكومية التابعة لوزارة التربية والتعليم الفلسطينية، بغرض التواصل مع طلاب المدرسة وارسال رسائل قصيرة SMS لتنبيه وتحذير الطلاب في حالات الطوارئ.